ll Decreto Legislativo n. 24/2023 («Decreto Whistleblowing») ha imposto alle piccole e medie imprese l’adozione di canali interni di segnalazione entro il 17 dicembre 2023. Un mese dopo l’entrata in vigore dell’obbligo, seppure non vi siano ancora dati ufficiali, molte PMI italiane sembrano non essersi ancora adeguate alla nuova normativa.
Di seguito è possibile trovare una panoramica dedicata ai temi principali trattati dal Decreto Whistleblowing, con particolare riferimento agli obblighi da esso previsti, ai loro destinatari oltre che ai vantaggi/rischi che derivano dalla compliance o dal mancato adempimento delle prescrizioni in esso contenute.
I destinatari del Decreto
Tutti i seguenti soggetti del settore privato sono tenuti ad adempiere alle previsioni del Decreto Whistleblowing. In particolare:
- per le grandi imprese (almeno 250 dipendenti), l’obbligo di compliance ha avuto effetto a partire dal 15 luglio 2023;
- per le PMI (tra 50 e 249 dipendenti), l’obbligo di compliance è entrato in vigore il 17 dicembre 2023;
- per le società che hanno adottato un modello organizzativo gestionale ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001, il termine per l’adeguamento varia in funzione del numero di dipendenti.
Gli obblighi previsti dal Decreto Whistleblowing
Con riferimento agli adempimenti necessari le società coinvolte sono tenute a:
- predisporre un canale interno che consenta ai whistleblowers di presentare, in totale riservatezza, segnalazioni di comportamenti illeciti in forma scritta e/o orale;
- individuare delle risorse interne/esterne adeguatamente formate per la gestione delle segnalazioni;
- adottare e formalizzare delle apposite procedure per la gestione delle segnalazioni;
- informare i destinatari in merito ai presupposti per l’invio delle segnalazioni e alle procedure per la loro gestione.
Le procedure per la gestione delle segnalazioni
Gli step necessari per la migliore gestione di una segnalazione sono: (i) una corretta documentazione della segnalazione; (ii) l’invio al whistleblower di una conferma di ricezione della segnalazione entro i successivi 7 giorni; (iii) l’investigazione del caso; (iv) l’invio di un riscontro al whistleblower entro 3 mesi dall’invio della conferma di ricezione della segnalazione; (v) la conservazione della documentazione per il tempo necessario alla gestione della segnalazione (termine massimo: 5 anni).
Una puntuale formalizzazione di ciascuno dei passaggi che precedono può rendere le procedure più agevoli da gestire e monitorare.
I Presupposti per la segnalazione
I presupposti per l’invio di una segnalazione sono vari e molteplici, spaziando dalla corruzione alle molestie e le discriminazioni, dal riciclaggio e il finanziamento del terrorismo alla tutela dell’ambiente e della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro. Inoltre, il Decreto Whistleblowing include anche clausole residuali volte ad estendere l’applicazione delle sue previsioni ad altri illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.
I vantaggi
I vantaggi ed i benefici che derivano dall’adozione di questi sistemi interni di segnalazione si possono ricollegare alla prevenzione e al pronto contrasto dei fenomeni illeciti. Ciò ovviamente garantisce un maggiore rispetto dei principi etici aziendali, promuovendo all’interno dell’impresa una cultura aziendale trasparente.
Inoltre, non bisogna certo tralasciare il fatto che il Decreto Whistleblowing si sia anche premurato di tutelare gli stessi whistleblower, prevedendo un divieto di ritorsione nei loro confronti.
Ciò, tuttavia, è mitigato da una serie di sanzioni volte a prevenire e reprimere eventuali abusi da parte di whistleblower che presentino le proprie segnalazioni in mala fede.
Rischi e sanzioni
I principali rischi correlati alla mancata adozione del canale di segnalazione interno includono sanzioni amministrative pecuniarie ricomprese tra 10.000 a 50.000 Euro. Inoltre, laddove manchi un canale di segnalazione interno, il whistleblower avrà anche la possibilità di inviare la propria segnalazione all’ANAC. Un’altra circostanza che legittima il ricorso da parte del whistleblower alla segnalazione esterna all’ANAC è il mancato tempestivo riscontro ad una segnalazione trasmessa internamente.
In caso di inadempimento, dunque, un rapido intervento può essere d’aiuto per l’irrogazione di sanzioni più ridotte o per evitare che si possano configurare delle segnalazioni esterne potenzialmente foriere di maggiori rischi.